Az online könyvelés választása esetén sokakban felmerül a kérdés: el kell-e tenni rendezetten a kiállított vevőszámlákat és a befogadott költségszámlákat papíron, ha úgyis mindent digitalizáltunk, szkenneltünk?
A rövid válasz: Igen.
A hosszú válasz: A törvény megkülönbözteti az eleve digitálisan kiállított számlákat (elektronikus számla) a papír-alapon kiállított számláktól (ide tartozik a PDF is). Az elektronikus számla meg is követeli az online könyvelés minimális kialakítását, mert az ilyen számlákat ugyan ki lehet nyomtatni, de az csak segítségül szolgálhat, őrizni elektronikusan kell őket.
A mai magyar valóságban azonban ezeknek a számláknak a részaránya elenyésző, mert a törvény olyan szigorú digitális aláírási feltételeket szab meg hozzájuk, hogy ennek a költségvonzata miatt még nem terjedtek el eléggé.
PDF, papír: Elméletben lenne lehetőség arra, hogy az eredeti, papír-alapú számlákat beszkennelve tárolja valaki, a papíros számlák megőrzése nélkül, az ehhez szükséges biztonsági rendszerek kiépítése és működtetése azonban jelenleg olyan komoly költséggel járó kihívás, hogy most még nem éri meg, és megszervezni is nagy-nagyon bonyolult. Jóval olcsóbb 5-10 évig raktározni a papíros dokumentációt.
Viszont jó hír, hogy egyre több esetben fogadja el a NAV ellenőrzésnél az online könyvelés által eltett szkennelt számlákat, és csak azokat a számlákat kérik be eredetiben, amikre valamilyen okból így van szükségük.
Az online könyvelés hatékonyabb, átláthatóbb a hagyományos könyvelésnél, de a papírok őrzését még általánosságban nem váltja ki.
Recent Comments