Van, ami nem a könyvelő felelőssége

Magyarországon a könyvelő az a számviteli szakember, akire a kis- és középvállalkozások a leginkább támaszkodnak. Ez nem baj, talán szívesen fel is vállalják a könyvelő irodák ezt a felelősséget. Nem szabad azonban a vállalkozások vezetőinek túlzásba esniük, és minden számvitelhez kötődő feladatot rátestálni a könyvelőre. Vannak ugyanis olyan dolgok, amik igenis a vállalkozó feladatkörébe tartoznak. Összegyűjtöttem néhány ilyen területet:

• Ha vannak alkalmazottak, és azok nem távmunkában dolgoznak, a jelenléti ív elengedhetetlen a bérszámfejtéshez, hiszen kizárólag ezzel lehet alátámasztani az elkészített bérjegyzékeket. Remélhetőleg jelenléti ívet mindenki naprakészen vezet, mert ha nem, egy esetleges ellenőrzés során magas munkaügyi bírsággal számolhat. Így ezt is be kell juttatni a hó végi anyaggal együtt a könyvelő irodába.
• Ha átutalásos számlát készpénzben fizet ki, arról minden esetben készüljön bizonylat! Ha az év végéi ellenőrzéskor derül ki, hogy egy tétel már ki van fizetve, csak elfelejtették lepapírozni, az bemondásra nem könyvelhető le. Ilyenkor utólag kell beszerezni a bizonylatokat, ami jóval macerásabb, mint a fizetéskor.
• Egy gyakori hiányosság, hogy a bankkivonaton látszik egy kifizetett tétel, de a számlája nincs a könyvelés anyagai között. Jellemzően olyankor fordul ez elő, amikor valamilyen magánkiadás fizetése történt egy céges utalással, vagy céges bankkártyával. Fontos tudni, hogy minden céges kiadást szerepeltetni kell a könyvelésben, akkor is, ha kiderül róla, hogy az egy magánkiadás volt. megvan a módja annak, hogy az ilyen tétel ne szerepeljen az elszámolt költségek között, de a számlájára szükség van, ha átfolyt a cégen.
• A számlák kiegészítőinek vezetése is az ügyvezető, vállalkozó feladata. A fuvarlevelek, teljesítésigazolások, szerződések alátámasztják a számlákat, ezért be kell kerüljenek a könyvelő irodába.
• A házipénztár vezetése szintén a vállalkozás feladata, a külsős könyvelőirodától nem lehet elvárni, hogy napra készen vezessen olyan nyilvántartást, amire nincs rálátása hó közben.
• Végül egy olyan tétel, amit szinte mindig kérnek az ellenőrzéskor: a szigorú számadású nyomtatványok jegyzéke.