Könyvelés helyben - könyvelés távban 06-20-333-4444

A könyvelés hagyományos formájában a számlák papíron érkeznek a könyvelőiroda egy munkatársához. Egyre növekszik azonban az igény arra, hogy ne kelljen minden hónapban, esetleg havonta többször elutazni a könyvelő címére, hanem a számlákat elektronikusan is átadhassuk neki (online könyvelés).

Ezt a cél látja el a dokumentumkezelés az online könyvelés részére. A felhőben történő tárolás miatt mindegy, hogy az ügyfél fizikailag melyik városban tartózkodik éppen (Budapest, Tatabánya, Tata, stb.), a felmásolás ugyanolyan egyszerű. Könyvelőirodánk a Google Drive dokumentumkezelését használja, mert az ügyfelek többsége számára ez a legkönnyebben elérhető, de egyúttal nagy tudású rendszer. A használatához mindössze egy Gmail címre címre van szükség, hogy be lehessen jelentkezni a dokumentumtárba.

A számlák feltöltése és áttekintése két módon lehetséges:

  1. Böngésző alapon. Bejelentkezés után a https://drive.google.com címen az ügyfél láthatja a saját, felhőben tárolt dokumentumait. Ugyanitt van egy olyan nevű könyvtár is, hogy “Velem megosztva”, azon belül pedig egy olyan nevű könyvtár, ami az ügyfél vállalkozására utal. Amit ebbe a könyvtárba helyez el, azt a könyvelőiroda minden munkatársa látja. Ha valaki folyamatosan helyezi el a keletkezett bizonylatait, akkor elkerülhető a hó végi dömping is, továbbá a könyvelő folyamatosan tud dolgozni.
  2. Fájlkezelő alapon. A Google ingyenesen elérhetővé tett egy nagyszerű programot, amit így hívnak: Backup and Sync. Ez telepíthető a vállalkozás tetszőleges számú számítógépére, és elegendő gépenként egyszer hitelesíteni a hozzáférést, nem kell minden alkalommal bejelentkezni. Telepítéskor a merevlemez egy tetszőleges könyvtárához hozzárendelhető a Google Drive könyvtára, és onnantól kezdve a program folyamatosan szinkronban tartja a felhőben lévő fájlokat és a számítógép ezen könyvtárában lévő fájlokat. Ha az egyik helyen keletkezik, vagy módosul egy fáj, azt átvezeti a másik, illetve minden másik helyre, ahova fel van telepítve. Ezért egy egyszerű fájlkezelővel idemásolhatók a beszkennelt bizonylatok, számlák, amik pár percen belül megjelennek a könyvelőiroda szinkronizált könyvtárában is. Nem kell hozzá nap mint nap internetes böngészőablakot nyitni. Egyetlen lépés szükséges az elején a böngészőben történő bejelentkezéssel, a “Velem megosztva” könyvtáron szükséges egy jobb egérgombot nyomni, és kiválasztani azt a lehetőséget, hogy “Felvétel a saját drive fiókomba”.