Online ügyvitel és számlázás | Könyvelő helyben-távban
Könyvelés helyben - könyvelés távban 06-20-333-4444

Az online ügyvitel legelső eleme az online számlázás. A számlázás attól online, hogy egyrészt nem szükséges hozzá a saját munkahelyi számítógépünknél ülni, másrészt nem szükséges kinyomtatni és postázni az elkészített számlát.

Ez bevett gyakorlatnak tűnik, a kisebb és nagyobb cégek ugyanígy csinálják.

Csakhogy van egy bökkenő. Az online ügyvitel eme eleme, az online számlázás nem biztos, hogy teljesen szabályos. Még a szakemberek is megosztottak az ide vonatkozó szabályok értelmezésében.

A teljesen – és biztosan – szabályos online számlázás az e-számla készítése, ami időbélyeggel, hitelesítéssel látja el az elektronikus számlát. Bár ma már nem megfizethetetlen, sok rugalmasságtól elveszünk, ha ezt használjuk.

De ma nem az igazi e-számlát szeretném vizsgálni, hanem azt a hivatalosan papír-alapú számlát, amit a kinyomtatáshoz elektronikusan, például PDF-ben továbbítunk az ügyfél felé. A megosztottság ott kezdődik, hogy szabályos-e, ha a számlát nem postán küldjük el, hanem elektronikus levélben, amit majd az ügyfél nyomtat ki magának. A NAV ellenvetése egy korábbi állásfoglalás szerint az, hogy ilyenkor a fogadó fél nem lehet bizonyos benne, hogy a számla tartalma ugyanaz-e, mint ami a küldőnél. Mivel nem tud meggyőződni a vevő arról, hogy az általa csatolmányként megkapott számla tényleg eredeti-e, ezért ilyen módon kockázatos (nem ellenőrbiztos) a kézbesítés.

Igaz, a gyakorlatban az olyan számlázó programoknál, ahol a számlát a számlakiállító weboldaláról töltjük le, az emailben csak a rámutató linket kapjuk meg, nem szokott problémázni a NAV. Mert itt azért eléggé bizonyosak lehetünk abban, hogy a letöltött számla eredeti. Az egyszerűbb – és elterjedtebb – esetben azonban emailben megy a PDF számla. Mivel itt egy vizsgálatnál egyértelműen nem tudjuk bizonyítani, hogy megfelelünk a vonatkozó törvényeknek, ezért ezt a módszert csak saját felelősségre használjuk!