Dokumentumkezelő rendszer

A dokumentumkezelő rendszer lényege az, hogy a könyvelés számára szükséges iratokat elektronikusan iktatjuk, tároljuk és rendszerezzük. (Pl.: az egyéni vállalkozó számláit, a Kft. szerződéseit, a Bt. alkalmazottainak adókedvezmény-nyilatkozatait, vagy az alapítvány egyéb bizonylatait.) A dokumentumkezelő rendszer használata nem jelenti azt, hogy az iroda papírmentessé válik, mert a törvények továbbra is előírják, és a gyakorlati élet is megköveteli sokféle dokumentum papír-alapú megőrzését is. Az elektronikus rendszerezés miatt azonban az egyes dokumentumok sokkal gyorsabban előkereshetők, amikor szükség van rájuk, és nem történik meg az sem, hogy elkallódnak a sok irat között, mint ami gyakran megesik az elektronikusan nem rendszerezett anyagokkal, miután azokat a könyvelésből visszakapják a cégek.

A dokumentumkezelőből ugyanolyan gyorsan visszakereshetők a több évvel ezelőtti számlák és szerződések is, nem úgy, mint a papír-alapúak, ha azok átkerültek időközben egy raktárba, ami akár fizikailag is más helyszínen lehet. Az elektronikus iratkezelés során kialakítható egy olyan címkézési rendszer, amivel az iratok visszakeresését nemcsak dátum szerint, hanem további szempontok szerint is meg lehet gyorsítani. A dokumentumkezelő ügyviteli rendszer használata a közeljövőben a modern irodai munka egyre inkább nélkülözhetetlen kellékévé fog válni.

A dokumentumok az interneten keresztül tölthetők fel és nézhetők meg a megfelelő jogosultságok birtokában. Idegeneknek nincs hozzáférésük a feltöltött dokumentumokhoz. Az ügyvitel során keletkezett anyagok (számlák, szerződések, stb.) a megfelelően strukturált mappákba kerülnek feltöltésre. Ezt a szkennelést, feltöltést megteheti az ügyfél maga is, és akkor nincs szükség a számlák személyesen történő elhozatalára. Ez megteremti az alapját a távkönyvelésnek, amit nemcsak a valóban távol lévő, hanem a környéken (Tatabánya, Tata, Oroszlány) működő vállalkozások is választhatnak.

A dokumentumkezelő rendszert nemcsak a könyveléshez lehet használni. Ügyfeleink egyedi igényének megfelelően a struktúrák kiegészíthetők olyan módon, hogy az a könyvelésen kívül a vállalkozás másféle ügyviteli tevékenységét is hatékonyan ki tudja szolgálni. Akár a vállalkozáson belül is kialakíthatók egyedi jogosultsági szintek, amivel egyes munkatársak jogosultak lehetnek feltöltésre, mások a megtekintésre, míg megint mások a törlésre.