Online könyvelés / Távkönyvelés

Az online könyvelés az egyik legjobb döntés lehet a vállalkozó ügyvitelének szervezésében. Ha jól használják, a távkönyvelés lehetőséget teremt arra, hogy a vállalkozás vezetői naprakész információkat nyerjenek ki a könyvelésből. Álljon itt néhány olyan vezetői információ, amik használatára mind lehetőséget ad a távügyvitel bevezetése:

 

• cash-flow elemzés (likviditás tervezése)
• a következő hó 20.-án (várható) fizetendő ÁFA lekérdezése már pár nappal a hó vége után, vagy akár hó közben is folyamatosan
• aktuális vevői/szállítói folyószámla-egyenlegek lekérdezése a könyvelésből (ki mennyivel tartozik, kinek mennyivel tartozunk)

Miért nem állnak ezek rendelkezésre az átlagos vállalkozás számára?

Ezeket a hasznos információkat általában általában azért kell mellőzniük a társaságoknak, mert azoknak a kisebb vállalkozásoknak, akik nem foglalkoztatnak saját, bejáró könyvelőt, valójában hó közben sosem aktuális a könyvelésük. Ez abból adódik, hogy a havonta–negyedévente összegyűlt számlákat egyben viszik el a külső könyvelőhöz, aki a bevallás határidejére azokat rendszerezi, lekönyveli. Az előző periódushoz tartozó bevallás határidejére már régen nem aktuálisak az adatok, tehát az ilyen vállalkozás még havonta egyszer sem tud lekérdezni a könyvelésből ténylegesen aktuális információkat. Ezzel szemben, ha valaki a távkönyvelést választja, az olyan hatékony is lehet, mintha egy helybe bejáró könyvelő naponta lekönyvelné az aznapi feladatokat. A feldolgozást követően valóban aktuális információk állhatnak rendelkezésre. Az aktuális könyvelési információk nemcsak praktikusak, hanem akár kézzel fogható megtakarításokat is eredményezhetnek – például aktuális információk birtokában egy esedékes hitelfevételt a cégvezető az éppen kellő összegre és időre tudja tervezni, vagy éppen feleslegesnek minősíti azt.

A távkönyvelés úgy működik, hogy a vállalkozás valamelyik dolgozója összegyűjti a bizonylatokat, ellátja őket iktatószámmal, majd szkennelve feltölti őket a dokumentumtárba. A könyvelő látja, hogy új számlák érkeztek az adott vállalkozás dokumentumkezelőjébe, és megbeszélt határidővel lekönyveli azokat. Így a könyvelés naprakésszé válhat. A naprakészség mellett további előnyökkel is jár a távkönyvelés, például nem kell határidőre elvinni a papírhalmot a könyvelőirodába, hanem ezt az időt hatékonyabban, a vállalkozás érdekében fel lehet használni. Elegendő akkor találkozni a könyvelővel, amikor valamit meg akarnak beszélni, és ezt nem kell időzíteni a bevallásokhoz. Ezért meglátásunk szerint a távkönyvelést azoknak is érdemes választaniuk, akik egyébként a könyvelőirodánkhoz való közelségük folytán (Tata, Tatabánya, Oroszlány körzetében működnek) a helyben könyveléssel is élni tudnának.